¿Qué se requiere del administrador en la auditoría?
Los administradores de copropiedades manejan sumas importantes de dinero, por lo que los comités de copropietarios solicitan auditorías periódicas para garantizar la transparencia en la gestión. Según el artículo 23 de la Ley de Copropiedad, el administrador debe rendir cuentas en las siguientes instancias:
- En la asamblea ordinaria anual o en fechas acordadas por la comunidad.
- Al finalizar su gestión.
- Cuando lo soliciten la Asamblea de Copropietarios o el Comité de Administración.
Estas auditorías son fundamentales para asegurar que los fondos comunes y los recursos se estén utilizando correctamente y de manera planificada. Sin embargo, la auditoría no debe verse solo como un control, sino como una herramienta que ayuda a la comunidad y al administrador a gestionar los recursos de forma más profesional y ordenada, previniendo errores o problemas en la administración financiera.
¿Qué es la auditoría al administrador de edificios?
La auditoría es un proceso exhaustivo que revisa la gestión contable, administrativa y legal de la comunidad. Esto puede incluir documentos y transacciones financieras de los últimos 12, 24 o 36 meses, con el objetivo de comparar la información proporcionada por el administrador con la realidad. Se revisan cuentas bancarias, fondos de reserva y operacionales, contratos de trabajo y mantenimiento, entre otros, para asegurar que se cumplan con las normativas vigentes.
Además, la auditoría no solo busca encontrar fallas, sino también validar aquellos procesos que han sido gestionados correctamente y detectar áreas de mejora. Si se descubren fraudes o desvíos de fondos, será necesario tomar las medidas legales correspondientes.
¿Con qué frecuencia es recomendable realizar una auditoría?
Se recomienda realizar auditorías cada uno o dos años para asegurar un monitoreo constante de los recursos financieros. Realizar auditorías sorpresivas también es una práctica común para detectar de manera más eficiente cualquier anomalía en la administración.
Asimismo, cuando se produce un cambio de administrador o de miembros del comité, es fundamental hacer una auditoría de la gestión anterior. Esto proporciona a los nuevos gestores una visión clara del estado financiero de la comunidad, lo que les permitirá comenzar con una administración transparente y eficiente.
Documentación que debe entregar el administrador
Para llevar a cabo una auditoría completa, el administrador debe proporcionar una serie de documentos al Comité de Administración, incluyendo:
- Libros contables (ingresos, egresos y flujo de caja).
- Informes contables completos.
- Extractos y conciliaciones bancarias.
- Registro de deudores morosos.
- Contratos de trabajo y certificaciones de pagos previsionales.
- Contratos de mantenimiento de bienes comunes.
- Pólizas de seguros.
- Facturas y boletas de compra y venta.
- Certificaciones de impuestos y retenciones.
Consecuencias por no proporcionar la información
Si el administrador se niega a proporcionar la documentación requerida, la Asamblea de Copropietarios puede destituirlo de inmediato según lo estipulado en la Ley de Copropiedad Inmobiliaria. Además, si se descubren fraudes, se deben tomar las acciones legales correspondientes.
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